I denna text går vi igenom hur du ska bokföra papper, pennor, pärmar och annat kontorsmaterial. Nästan alla företag har något typ av kontor. Det kan vara en hyrd lokal eller ett rum i hemmet. I det kontoret finns normalt, kopieringspapper, skrivarpapper, block, pennor, pärmar, gem, hålslagare, häftstift, linjaler, lim, sax, post-it lappar, miniräknare, almanacka, plastfickor, brevvåg, tejp, suddgummi och dylikt. Detta är saker som vi går att beteckna som kontorsmaterial. I korthet går det att beskriva som mindre förbrukningsartiklar som du använder dagligen i ditt kontorsarbete.
Du ska dock inte förväxla det med lite dyrare saker som finns på kontoret. En dator av mindre värde tillhör exempelvis gruppen förbrukningsinventarier. Samma sak kan det vara med kontorsstolen eller skrivbordet. En förutsättning är dock att det rör sig om saker som har ett mindre värde eller en livslängd som är kortare än tre år. Annars är det vanliga inventarier.
Går det att göra avdrag för kontorsmaterial?
När det kommer till avdrag utgår man från 16:1 inkomstskattelagen. Det är förvisso alltid en bedömning i det enskilda fallet, men att motivera kontorsmaterial bör normalt inte vara något större problem. En förutsättning är dock att verksamheten har ett behov av det inköpta materialet.
Huvudregeln är att utgifter för intäkternas förvärvande och bibehållande dras av som kostnad
Bokföringsexempel kontorsmaterial
Till att börja med ska vi ta ett exempel där kontorsmaterial är köpt med företagskortet. I detta fall avser det papper, pennor och pärmar till en summa av 1000 kronor inklusive moms. För att bokföra ett sådant köp av kontorsmaterial blir konteringen enligt nedan.
| Konto | Debet | Kredit |
| 6110 – Kontorsmaterial | 800 | |
| 2640 – Ingående moms | 200 | |
| 1930 – Företagskonto | 1000 |
I det andra exemplet förutsätter vi att du bokför enligt faktureringsmetoden och att inköpet är gjort via faktura. Det blir då uppdelat i två steg. Första är leverantörsfakturan och det andra är betalningen. I övrigt samma premisser som ovan.
| Konto | Debet | Kredit |
| 6110 – Kontorsmaterial | 800 | |
| 2640 – Ingående moms | 200 | |
| 2440 – Leverantörsskuld | 1000 |
| Konto | Debet | Kredit |
| 2440 – Leverantörsskuld | 1000 | |
| 1930 – Företagskonto | 1000 |
En enskild firma med en kontoplan för förenklat årsbokslut (K1) kan använda konto 6100 istället för 6110.
Kontorsmaterial eller förbrukningsmaterial
Det kan vara svårt att skilja på kontorsmaterial och förbrukningsmaterial. Eventuellt kan förbrukningsmaterial vara ett lite bredare begrepp, medan kontorsmaterial har en tydligare anknytning till kontorsarbetet. Men i grunden handlar det om liknande saker av mindre värde.
Sammanfattning
Hur du ska bokföra kontorsmaterial beror bland annat på hur köpet går till. Av den anledning har vi tagit med både ett köp med kort, samt ett på faktura. I början av texten går det också att läsa vad som kan definieras som kontorsmaterial. Det kan till exempel vara papper, pärmar eller en hålslagare.