I denna text går vi igenom hur du ska bokföra en påminnelseavgift. Det finns två varianter av påminnelseavgifter. Den första är den du skickar till kund, den andra är den du själv kan erhålla från leverantör. I båda fallen finns dock regler kring hur stor en avgift får vara. Mer om detta längre ner.
Storleken för påminnelseavgift
Enligt lagen ska påminnelseavgiften vara högst 60 kronor. Den är med andra ord begränsad. Vilket kan vara bra att känna till, oavsett om du mottar eller skickar en påminnelseavgift. En påminnselavgift kan utgå om fakturan förfallit och det framgår i avtal att avgiften får debiteras. Tanken är att påminnelseavgiften ska täcka den extra administrationskostnad som uppstår för att påminna om skulden.
Bokföra påminnelseavgift till kund
Här kommer ett praktiskt exempel på hur du kan bokföra en påminnelseavgift till en kund, enligt faktureringsmetoden. I detta exempel har du först skickat en faktura på 1000 kronor och senare även en påminnelseavgift på 60 kronor. Avgiften är momsfri, men du ska redovisa den som övrig försäljning i ruta 42 i momsdeklarationen. Kontrollera därför att kontot du använder har den momskoden.
Även fast du använder faktureringsmetoden så bokför du normalt avgiften vid betalning. Orsaken är att det ofta råder osäkerhet om kunden kommer betala avgiften. En annan variant är att bokföra avgiften när du skickar påminnelsen. Det gör du genom att kreditera kontot för påminnelseavgiften och debitera kundfordringar. I exemplet har vi dock valt det förstnämnda, samt att du har mottagit betalning på hela summan.
| Konto | Debet | Kredit |
| 1510 – Kundfordringar | 1000 | |
| 359X – Påminnelseavgift | 60 | |
| 1930 – Företagskonto | 1060 |
Bokföra påminnelseavgift från leverantör
I detta fall har du fått en faktura från leverantör på 1000 kronor och sedan en påminnelseavgift på 60 kronor. Påminnelsen från leverantören är momsfri och ska heller inte vara med i momsdeklarationen. Du betalar hela skulden i direkt samband med påminnelsen och bokför affärshändelsen. Även detta exemplet utgår ifrån faktureringsmetoden.
| Konto | Debet | Kredit |
| 2440 – Leverantörsskuld | 1000 | |
| 6990 – Övriga externa kostnader | 60 | |
| 1930 – Företagskonto | 1060 |
Sammanfattning
Det finns vissa regler kring påminnelseavgifter. För det första måste fakturan förfalla. För det andra ska påminnelseavgiften vara reglerad i avtal. Dessutom får avgiften vara högst 60 kronor och syftet är att täcka kostnaden för extra administration. Konteringen beror på om det avser en påminnelseavgift till kund eller en du själv mottagit från leverantör. I texten ovan finns exempel på hur du kan bokföra en påminnelseavgift.